Большая часть людей ошибочно думают, что чем больше задач заложено в ежедневник на один день, тем круче и лучше. Что мы хотим знать по факту?

Потребность в результате — когда мы можем отследить, чего мы реально добились в течение месяца-двух-трех. Но хочется же все успевать. Наставить себе кучу задач и сделать их без разбора последовательности и приоритетности. Просто есть список, что нужно сделать, и мы хватаемся за все подряд. А потом возникает проблема потерянного времени. Когда время тратили не на то, что нужно и важно. А на то, что быстро и легко. 

Некоторые люди считают, что, чтобы все успевать, нужно включить режим многозадачности. Только почему-то о последствиях думают по факту, когда молния ударит.

Приоритетность задач и их последовательность — абсолютно разные понятия, но одно всегда вытекает из другого. Если Вы ставите себе конкретную цель — это и есть приоритет. То, что не зависит от других дел.

Вы можете поставить себе множество задач, расписать план работы на каждый день, даже на выходные дни. Но планы будут меняться в зависимости от окружающей среды, от внешних обстоятельств (то коварный гвоздь пробил колесо, то телефон утонул в раковине, то собака домашку съела). Приоритеты всегда останутся. 

Так, как же определиться с приоритетами и избавиться от синдрома многозадачности? Ниже расскажем про два основных подхода для тех, кому сложно распределять задачи по важности.

Матрица Эйзенхауэра

Шаг 1: Чертим таблицу, состоящую из четырех квадратов. Столбцы подписываем как “важно” и “неважно”. Стоки — “срочно” и “несрочно”. Получаются четыре квадрата.

Первый квадрат — срочные и важные задачи. Второй — срочно и неважно. Третий — Несрочно и важно. Четвертый — несрочно и неважно.

Шаг 2: Прописываем каждую задачу в соответствующий квадрат по ее характеристикам: важно или нет и срочно или нет.

Шаг 3: Те задачи, которые попали в категорию “несрочно и неважно”, можно смело вычеркнуть и забыть о них. Задачи характера “важно-несрочно” стоит запланировать. Задачи из квадрата “неважно и срочно” делегируем. А все, что охарактеризовано как “важно и срочно” нужно выполнить в первую очередь.

В конце недели обязательно проверьте, что Вы успели сделать и какие задачи отложили по непонятным причинам. Если эти пункты появились извне — проанализируйте свою работу, работу своих коллег и подумайте, какие из них можно делегировать, а какие и вовсе исключить. 

Метод Уоррена Баффета 

По мнению психологов, этот метод является отличной трехступенчатой стратегией повышения личной продуктивности. При этом она помогает определиться с приоритетами и наметить план действий. Если задача поставлена правильно, то это залог 50% успеха.

Шаг 1: Запишите 25 задач, которые Вы бы хотели сделать на этой неделе

Шаг 2: Прочитайте этот список и обведите только 5 из них, которые сейчас Вам кажутся важными, и запишите их на отдельном носителе. 

Шаг 3: Теперь у Вас есть 2 списка, где первый содержит важные приоритетные задачи, а второй — не такие важные. И пока Вы не выполните задачи из первого списка, ни при каких обстоятельствах не приступайте ко второму. 

Так Вы расстанетесь с вещами, которые не имеют особой важности, и научитесь достигать четких целей.