Книги кратко: Как привести дела в порядок

Часть первая. Корзина для сбора информации

Дэвид Аллен является автором системы GTD, которая расшифровывается как «Getting Things Done» — «Приведение дел в порядок». Система основывается на обдумывании результатов и определении своих следующих действий.

В основе системы GTD лежит четкое определение цели и каждого шага на пути к ее достижению. При помощи методики Дэвида Аллена миллионы людей во всем мире организуют свою работу, планируют быт, делают свою жизнь удобнее, понятнее и проще. И, конечно, становятся счастливее.

Дэвид Аллен считает, что каждая задача в жизни человека должна быть относительно небольшой — такой, чтобы ее можно было решить быстро даже при полном отсутствии мотивации. Разделите большую цель на маленькие шаги, и вы сами не заметите, насколько быстро и легко вы достигните желаемого результата.

Если вы страдаете от невозможности сесть и взяться наконец за важное дело или большой проект, система GTD позволит вам мгновенно приступать к выполнению задач, вне зависимости от того, где вы находитесь, что вас окружает и как вы себя чувствуете. Система Дэвида Аллена настолько облегчает действия, что люди, следующей ей, просто не хотят откладывать дела на потом.

В первую очередь важно познакомиться с основным методом, с помощью которого вы сможете овладеть искусством спокойно и уверенно управлять любыми рабочими процессами. Этот метод включает в себя пять шагов. На первом шаге мы собираем всё, что привлекло наше внимание. На втором шаге обрабатываем полученную информацию, проясняем для себя, что означает каждая деталь и что с этим делать. Далее мы организуем результат в виде различных вариантов, в ходе обзора этих вариантов выбираем один-единственный, и наконец выполняем его.

Этот метод очень прост, и даже кажется, что мы именно так и поступаем. Но автор считает, что каждый указанный шаг может быть значительно улучшен.

Вернемся к первому шагу под названием «Сбор». Для того, чтобы привести свою жизнь в порядок, важно избавиться от всех так называемых «утечек», от всей незавершенки, которая есть в нашей жизни. Соберите в одном месте все дела, которые вы считаете незавершенными — личные или профессиональные, большие или маленькие, срочные или неважные. Соберите всё, что должно быть изменено и по поводу чего вы ощущаете какие-либо чувства, чаще всего неприятные, связанные с желанием завершить это дело, чтобы избавиться от мыслей о нем. Ведь незаконченное дело фактически остается незаконченным в двух местах: в действительности и у вас в голове. Незавершенные дела у вас в голове поглощают энергию вашего внимания, поскольку не дают покоя вашей совести.

Чтобы эффективно управлять незавершенными делами, следует раскладывать их по корзинам, в которых они будут надежно храниться, пока у вас не найдется минутка, чтобы определить, как вы будете решать эту задачу и будете ли вообще. Важно также иногда проводить ревизию этих корзин, чтобы они действительно были вашим эффективным способом хранения, а не мусорным баком, в который летит всё подряд.

Корзины бывают самыми разными. Стандартные лотки для входящих документов, бумажные системы планирования и записи, электронные системы планирования и записи, электронная почта, устройства для обмена быстрыми сообщениями и многое другое.

Но благодаря техническому процессу все эти различные каналы сбора информации можно объединить. Заметки на бумаге, голосовые сообщения, картинки и фотографии легко переводятся в цифровой формат.

Дэвид Аллен считает, что главным умением современного человека должно быть складирование информации в специально отведенные для нее места. И голова не входит в список таких мест!

Многие говорят, что нет разницы, где хранить незавершенные дела — в записях или в голове, потому что от этого они всё равно не выполняются. Но это не так. Очень важно освободить голову от всего, что можно из нее вынуть, чтобы ваша энергия тратилась не на складирование огромного количества информации, а на решение конкретных задач. Ваш мозг должен быть инструментом мышления, а не запоминающим устройством.

Наш мозг — великолепный организатор. А трудности в мышлении возникают в том случае, когда нарушается тонкая грань между организаторством и хранением. Это происходит потому, что наш мозг пытается разобраться в нерешенных проблемах и напоминает нам о них в самый неподходящий момент, даже если мы предпочли бы разобраться с ними позже. И это не его вина — он просто так устроен. Периодически он достает из глубин подсознания самые разные воспоминания и мысли, и преподносит их нам. Это можно сравнить с уведомлениями на телефоне: мы не вспоминаем о них, но они приходят то из одного, то из другого приложения.

Чтобы работать с максимальной эффективностью, нужно освободить свой мозг от всего, не связанного с задачей, выполняемой в данный момент. Важно использовать свой разум на полную, абсолютно сосредотачиваться на выполнении задачи, не отвлекаясь ни на что иное.

Очистив мозг от всех дел и положив их в удобное хранилище информации, нужно заняться их обработкой. Поочередно рассматривайте каждую задачу и спрашивайте себя «Требует ли это действий?». Если ответ «нет», то никаких действий от вас, очевидно, не требуется.

С такой задачей вы можете поступить по-разному. Либо удалите ее, либо отложите, либо сохраните как справочную.

Если же задача требует действий, вы должны определиться с тем, как много времени займет выполнение этой задачи. Если ее можно выполнить в течение нескольких минут, то сразу выполните ее и вычеркните из списка своих дел. Также ее можно делегировать другому человеку или отложить на потом, указав в календаре конкретное время ее выполнения. Если на выполнение задачи нужно много времени, то разбейте ее на многошаговые небольшие проекты.

Если вы будете следовать этим правилам, вы ощутите давно забытое чувство ясности в своей голове. Ведь одна из самых раздражающих способностей нашего мозга — это его стремление постоянно напоминать нам о том, о чем мы должны позаботиться. И хотя это очень важное умение нашего мышления, оно является еще и одним из самых отвлекающих и раздражающих умений, не дающих нам расслабиться и начать действовать со 100% отдачей.