Пётр Дикий объясняет, что такое управление проектами и как выстроить процесс с нуля. В понятие «управление» входит всё: от постановки целей до запуска. Ключевыми показателями успеха проектного управления является наличие четкого и заранее определенного плана развития проекта, минимизация рисков при отклонениях от него. Более 10 лет автор сотрудничал с компаниями Nissan, Toyota, Альфа-банк, Бургер-Кинг, Nestle и другими. За годы практики он выработал подходы и идеи, освоил инструменты и накопил опыт. В своей книге рассказывает о различных подходах в планировании и управлении проектами, как распоряжаться ресурсами, как выявлять и преодолевать проблемы, чтобы запускать проекты в срок и не выходить за бюджет. Книга ориентирована в первую очередь на IT-проекты, но методы и подходы, описанные в ней, будут полезны и в других областях.

Глава 1. Управление проектами

Для начала давайте разберёмся, что такое проект и чем он отличается от операционной деятельности.

Главное отличие заключается в том, что у проекта есть цели, а также даты начала и окончания. Проекты — временные и уникальные, они завершаются после того, как цели достигнуты. Повседневные операции же имеют повторяющийся характер и постоянны, они обычно служат для обеспечения стабильной работы бизнеса. А проекты часто используют в качестве средства выполнения стратегического плана организации.

Пётр Дикий отмечает, что проекту свойственны следующие характеристики: 

1. Проект имеет четкие функциональные рамки.
2. Проект может потребовать использования рискованных решений.
3. Для реализации проекта могут потребоваться специальные инструменты, технологии, опыт или ресурсы, помимо того, что организация уже имеет.
4. Для проекта может потребоваться уникальное расположение места реализации.
5. Проект имеет ограниченные временные рамки. После завершения не продолжается.
6. Проект имеет отличительную особенность – последовательная разработка, то есть – непрерывное улучшение и детализация плана в процессе исполнения проекта.

Из вышеперечисленных характеристик следует, что управление проектами – это деятельность, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта, а также соблюдается баланс между объемом работ, ресурсами, временем, качеством и рисками, происходит процесс планирования, организации, укомплектования штата и контроль производства.

Управление проектом включает в себя 4 этапа:

1. Инициация;
2. Планирование;
3. Исполнение;
4. Закрытие.

Переходить на следующий этап следует только после того, как был завершён предыдущий. Рассмотрим каждый подробнее.

Этап «Инициация» — это начало нового проекта. На этом этапе организация определяет цели, сферу охвата, ожидаемые результаты, средства и технологии достижения целей, затраты на достижение целей и команду. В идеале результатом работы на данном этапе должен стать устав проекта, в который будут включены: общее описание проекта или требований к продукту, цели, сведения о руководителе проекта и проектной команде, данные по клиенту, основные этапы проекта, риски и возможные проблемы, суммарный бюджет проекта.

Заключительным шагом на этапе «Инициации» должно стать заполнение формы обзора проекта. Её основная цель – получить одобрение заказчика, чтобы перейти к следующему этапу.

Второй этап – планирование. Выделенная на проект команда и руководитель начинают прорабатывать материалы более подробно, чтобы составить детальный план действий.

Основной план будет включать в себя несколько подпланов, отражающих конкретные аспекты проекта. В него могут входить финансовый план, планы рисков, качества, расходов, закупок. Более детально планирование будет рассмотрено во второй главе.

Третий этап – исполнение. На этом этапе команда приступает к разработке проекта. Это самый большой и трудоемкий этап, но существуют стратегии управления, упрощающие весь процесс. К ним относятся:

• Управление временем. Навыки тайм-менеджмента помогут команде достичь результата вовремя и использовать своё время с умом.

• Управление затратами. Все затраты в проекте стоит разделить на 3 вида: обязательства, бюджетные и фактические затраты. Суть управления затратами состоит в применении системного подхода для определения реальных издержек, понимании причин их возникновения и принятии мер для оптимизации затрат.

• Управление качеством. Процесс включает в себя 3 этапа: планирование качества, обеспечение качества и контроль качества. На первом согласовывается единый стандарт, на втором проводится регулярная оценка эффективности реализации проекта, а контроль подразумевает мониторинг результатов и соотнешение их с выбранными стандартами качества.

• Управление изменениями. Изменения могут вноситься в различные части и на любом этапе жизненного цикла проекта. Стратегия управления ими состоит из прогнозирования, планирования, осуществления, контроля и регулирования изменений. Перед тем, как реализовывать какое-либо изменение, необходимо понять, как оно может повлиять на проект.

• Управление рисками. Данный процесс включает в себя управление всеми значимыми параметрами проекта для повышения качства его исполнения и достижения конечных целей. Пётр Дикий делит риски на негативные (угрозы) и позитивные (возможности).

Стратегии реагирования на негативные риски: уклонение, уменьшение, передача третьей стороне. Стратегии реагирования на позитивные риски: усиление, использование и совместное использование.

• Управление закупками. Процесс включает выбор поставщика, планирование и получение поставок, а также оплату его услуг.

Всё это входит в этап «Исполнение». Финальной частью данного этапа должен стать обзор проекта и заполнение документа «Форма обзора». Его стоит проводить всегда, вне зависимости от размера проекта.

И завершающая стадия процесса управления проектом – закрытие. Пётр Дикий рекомендует проводить ретроспективу проекта – финальный обзор, который позволит взглянуть на весь проект, понять, что вы сделали в целом и в разных частях, поделиться мнениями и отрефлексировать. Психологически это даст ощущение завершенности и практически позволит участникам донести до всей команды то, чему они научились на собственном опыте и опыте коллег.

Итак, четырёхступенчатая система: инициация, планирование, исполнение, закрытие позволит руководителю и команде разрабатывать проект от начала до конца, расставлять приоритеты и последовательно упорядочивать составные части, минимизировать большие риски, преодолевать различные, препятствия и координировать свою работу, чтобы в конечном итоге получить реализованный продукт вовремя и в рамках бюджета.